Prawie każdy właściciel małej firmy chociaż raz rozważał skorzystanie z outsourcingu niektórych części działalności. Korzyści płynące z outsourcingu wydają się być oczywiste, zachęcają również pozytywne recenzje ekspertów z wielu branż, którym outsourcing pomógł zredukować koszty biznesowe na prowadzenie działań informatycznych, rachunkowość, marketing czy zasoby ludzkie. Można dojść do wniosku, że dzięki outsourcingowi możliwe jest prowadzenie całej firmy bez zatrudniania nawet jednego pracownika!
Czy istnieje dolna granica outsourcingu? Dlaczego wciąż istnieją firmy, które nie zdecydowały się na skorzystanie z outsourcingu? Czy wybór takiego rozwiązania może wywołać jakieś konsekwencje dla Twojej firmy?
Na przykładzie 3-letniego outsourcingu omówimy motywy wyboru tego rozwiązania, zagrożenia i zyski, szczególnie dla firm z branży informatycznej. Jako bonus podamy Ci kilka wskazówek, które pomogą Ci utrzymać udane relacje z dostawcami usług IT (niezależnie czy są to osoby pracujące w pełnym wymiarze czasu czy zleceniobiorcy).
Przyczyny
Według Instytutu Outsourcingu Index2000 istnieje wiele powodów, dlaczego firmy wybierają outsourcing. Oto główne z nich:
Zredukowanie i kontrolowanie kosztów operacyjnych
Decydując się na outsourcing IT możesz wyeliminować koszty związane z zatrudnianiem pracownika (nadzór, szkolenia, ubezpieczenie zdrowotne, podatki, plany emerytalne). Możesz skupić się na kluczowych kompetencjach Twojej firmy. Uważa się, że nie warto wchodzić w nowe zagadnienia, gdy wyspecjalizowana firma może to zrobić dla nas, a my możemy zająć się działaniami, na których się znamy.
Dostęp do sprawdzonych technologii
Możesz zyskać o wiele więcej, gdy zlecisz wykonanie usług IT firmie wyspecjalizowanej w tej dziedzinie. Zamiast doświadczenia jednego programisty, którego byś mógł zatrudnić zyskujesz dostęp do kompetencji całego zespołu IT. Większość firmy outsourcingowych zatrudnia tylko specjalistów z dużym doświadczeniem, którzy posiadają wiele certyfikatów oraz szkoleń branżowych.
Swoje zasoby możesz wykorzystać do właściwych celów
Być może masz kogoś w biurze, kto pracuje w marketingu, ale jest też dobry z księgowości. Nawet jeśli dany pracownik może wykonywać wiele zadań, powoduje to spadek koncentracji na jego głównych zadaniach i taka osoba często wykonuje zadania wolniej niż specjalnie do tego przeszkolona osoba.
Nie masz możliwości zatrudnienia odpowiednich osób
Z drugiej strony możesz nie mieć w firmie osób, które sa w stanie wykonać konkretne zadania, a zatrudnienie kolejnej osoby nie wchodzi w grę. Outsourcing IT jest wtedy idealną alternatywa i to nie tylko na okres przejściowy.
Skorzystanie z zysków restrukturyzacyjnych
Restrukturyzacja firmy to rozwiązanie, które często pozwala zoptymalizować koszty, poprawić jakość usług lub szybkość działania. W takich sytuacjach wykonywanie niektórych zadań może zostać wycofane. Aby nie rezygnować z danych usług, można je wykonać w optymalny sposób przez outsourcing IT, gdy nasze przedsiębiorstwo skupia się na kluczowych kwestiach.
Zredukuj ryzyko
Aby zachować najnowszą technologię, firmy angażują wiele czasu i pieniędzy. Wybór zewnętrznego dostawcy IT, który współpracuje z wieloma klientami zobowiązuje go do nadążania na najnowszymi trendami branżowymi. Dostawcy IT bazując na swojej wiedzy i doświadczeniu potrafią wybrać rozwiązania, które się sprawdzą. Nie posiadając takiej wiedzy łatwiej się pomylić i wprowadzić rozwiązanie, które może słono kosztować naszą firmę.
Zagrożenia
Jednak zlecając jakiekolwiek zadanie dotyczące Twojej firmy, przekazujesz odpowiedzialność. Zastanawiasz się czy wybrałeś właściwego dostawcę, czy ta firma wykona to najlepiej, jak potrafi. Wielu właścicieli firm żyje w przeświadczeniu, że samodzielnie najlepiej wykona zlecenia dotyczące jego firmy i nie potrafi podzielić kompetencji.
Według Anotucci każdy właściciel firmy decydujący się na outsourcing IT musi być świadomy poniższych zagrożeń:
Niektóre usługi IT są trudne do zlecenia w modelu outsourcingu
Działanie IT wpływają na całą organizację. Od prostych zadań, które są codziennie wykonywane do złożonych aspektów. Upewnij się, że wybrany dostawca IT ma odpowiednie kwalifikacje, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje potrzeby.
Możesz utracić kontrolę
Krytycy outsourcingu IT uważają, ze zewnętrzny dostawca nigdy nie będzie tak skuteczny jak pełnoetatowy pracownik. Wielu przedsiębiorców obawia się tez o poufność oraz backup danych. Aby w odpowiedzialny sposób podejść do zagadnienia, konieczny będzie opiekun, który w kompetentny sposób będziesz zarządzał pracownikiem IT.
Mogą spaść morale pracowników
W przypadku gdy będziesz chciał wymienić pełnoetatowych pracowników na zewnętrznych dostawców, to zwolnienie części pracowników może negatywnie wpłynąć na inne osoby. Niektórzy z Twoich pracowników mogą poczuć się zagrożeni utratą pracy.
Zamknięty układ
Jeśli dostawca nie udokumentuje pracy nad Twoim zleceniem lub jeśli chcesz nabyć własne oprogramowanie, może się okazać, że nie możesz już zmienić decyzji. Wielu dostawców wymaga podpisania rocznego kontraktu, który ogranicza elastyczność. Jak uniknąć takiego zagrożenia? Starannie wybierz dostawcę usług IT, sprawdzając jego kompetencje oraz zadaj niezbędne pytania.
ZYSKI
Nadal nie wiesz czy zdecydować się na outsourcing IT? Według Anotucci, która w swoim artykule opisała najczęstsze zagrożenia, możesz też spodziewać się wielu korzyści, jeśli zlecisz projekty IT zewnętrznej firmie:
Dostęp do najnowszych technologii
Branża technologiczna zmienia się w okamgnieniu. Jak jedna osoba da radę być na bieżąco ze wszystkim? Outsourcing IT daje możliwość posiadania kilku specjalistów IT. Jeśli jest to kluczowa kompetencja Twojej firmy, zdobądź wiedzę, które zaprocentuje w zyskach.
Redukcja kosztów
Decydując się na outsourcing IT obniżysz koszty (zatrudnienie pracowników, zakup sprzętu, licencji oprogramowania). Cała odpowiedzialność spadnie na Twojego dostawcę.
Wysokie kompetencje personelu
Dostawca IT we własnym interesie znajdzie najlepszych specjalistów IT do wykonania Twoich projektów. Nie znając się, możesz mieć problem, aby samemu zatrudnić właściwą osobę.
Elastyczność
Dostawca IT najczęściej zatrudnia wielu specjalistów, dlatego w łatwy sposób możesz zwiększać swoje zasoby.
Satysfakcja pracowników
Jeśli brakuje rąk do pracy, a Twoja firma nie ma możliwości zatrudnienia specjalistów, wykonanie kluczowych obowiązków spada na niekompetencyjne osoby „Ponieważ ktoś musi to zrobić” . Wybierając outsourcing IT masz pewność ze utrzymasz dobre relacje z pracownikami, ponieważ będą mogli robić tylko to, co im wychodzi najlepiej i do czego zostali zatrudnieni.
Teraz, gdy już dokładnie zapoznałeś się z wadami i zaletami outsourcingu IT możesz świadomie rozważyć czy decydujesz się na outsourcing IT, a może wewnętrznie wykonasz zadania związane z IT. Jedno jest pewne, decydując się na zarządzanie programistami, specjalistami IT musisz nauczyć się z nimi komunikować – spójrzmy prawdzie w oczy: nie są to najlepiej kooperujący pracownicy na świecie. Oto kilka wskazówek jak sobie z nimi radzić:
- Jasno i konkretnie komunikuj cele projektu.
- Pokaż strategiczną wizję oraz plan dla swojego projektu.
- Wybierz właściwego wykonawcę, bazując na jego doświadczeniu i referencjach.
- Nalegaj na podpisanie umowy, która zawiera wszystkie aspekty, również finansowe.
- Współpracuj ze wszystkimi osobami, które wykonują Twoje zlecenia.
